Document Text Modules – Dokumentation

1. Funktionen und unterstützte Belege

Ein Vortext erscheint vor den Belegpositionen. Ein Nachtext erscheint im unteren Belegbereich nach den Summen und weiteren Standardinformationen. Mehrere Bausteine lassen sich über eine Reihenfolge kombinieren.

• Zentrale Vorlagen mit sprachabhängigen Texten.
• Automatische Übernahme oder manuelle Auswahl passender Vorlagen.
• Zuordnungen nach Bereich, Zielverwendung, Gültigkeit und Filterbedingungen.
• Individuelle Texte und Anpassungen am ungebuchten Beleg.
• Platzhalter für Beleg-, Partner-, Kontakt- und Firmendaten.
• Fett, kursiv, unterstrichen und Schriftfarbe je Textbaustein.
• Gespeicherte Belegtexte für Folgebelege, gebuchte Belege und unterstützte Belegarchive.

Die Druckausgabe erfolgt über die von der App unterstützten Berichte und die dazu passenden Layouts.

2. Einrichtung

Die App muss in Ihrer Business-Central-Umgebung installiert sein. Der vorliegende App-Stand ist für Business Central 28 oder neuer ausgelegt. Benutzer benötigen die üblichen Berechtigungen für ihre Belege sowie die passenden App-Berechtigungen.

1. Weisen Sie den Benutzern den Berechtigungssatz smk DOC TEXT USER für die Verwendung zu. Für Vorlagen, Regeln und Einrichtung steht smk DOC TEXT SETUP bereit.
2. Öffnen Sie über die Suche Einrichtung Belegtextverwendung. Prüfen Sie, dass die benötigten Kombinationen aus Bereich und Zielverwendung aktiv sind.
3. Öffnen Sie Einrichtung Belegtexte, wenn Sie den verwendeten Texteditor einstellen möchten.
4. Legen Sie Ihre Belegtextvorlagen und die zugehörigen Belegtextzuordnungen an.
5. Wählen Sie für die verwendeten Berichte ein mitgeliefertes Belegtext-Layout oder ein entsprechend angepasstes eigenes Layout aus.

Nutzen Sie zum Öffnen der Einrichtungsseiten die Business-Central-Suche, beispielsweise mit Alt + Q.

3. Schnellstart: erster Text auf einem Angebot

1. Suchen und öffnen Sie Belegtextvorlagen.
2. Erstellen Sie eine Vorlage mit dem Code ANGEBOT-DANK und einer passenden Beschreibung.
3. Lassen Sie den Sprachcode für einen allgemeinen Ersatztext leer und erfassen Sie: „Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot.“
4. Öffnen Sie auf der Vorlage Zuordnungen und erstellen Sie eine aktive Zuordnung.
5. Wählen Sie den Bereich Verkauf, die Zielverwendung Angebot und den Typ Vortext. Hinterlegen Sie die Vorlage und beispielsweise die Reihenfolge 100.
6. Aktivieren Sie Automatisch einfügen. Aktivieren Sie zusätzlich Manuell auswählbar, wenn die Vorlage auch zur Auswahl angeboten werden soll.
7. Erstellen Sie ein neues Verkaufsangebot und wählen Sie den Debitor. Öffnen Sie anschließend die Aktion Belegtexte und prüfen Sie den übernommenen Text.
8. Öffnen Sie die Druckvorschau des Angebots mit dem passenden Belegtext-Layout.

Bei einem bereits vorhandenen Angebot können Sie die Aktion Passende Belegtexte ergänzen verwenden, um neu passende automatische Bausteine hinzuzufügen.

4. Textvorlagen und Sprachen

Eine Vorlage enthält einen eindeutigen Code, eine Beschreibung und die Texte für die benötigten Sprachen. Erfassen Sie den Text im eingebetteten Editor der Vorlagenkarte. Zeilenumbrüche und Leerzeilen können zur Gliederung verwendet werden. Verlassen Sie nach der Eingabe das Textfeld, damit die Änderung gespeichert wird.

Sprachvarianten pflegen

Wählen Sie auf der Vorlage einen in Business Central hinterlegten Sprachcode und erfassen Sie den zugehörigen Text. Wiederholen Sie dies für weitere Sprachen. Bei der Übernahme wird zuerst der Text zum Sprachcode des Belegs gesucht. Ist dieser nicht vorhanden oder leer, verwendet die App den Text mit leerem Sprachcode. Ist auch dieser nicht vorhanden oder leer, wird kein Baustein übernommen.

Die Sprache der Benutzeroberfläche und die Sprache eines Belegs sind unterschiedliche Einstellungen. Maßgeblich für die Textübernahme ist der Sprachcode des Belegs.

Formatierung und Sperrung

Fett, kursiv, unterstrichen und die Schriftfarbe gelten jeweils für den gesamten Baustein. Zur Auswahl stehen Schwarz, Grau, Rot, Blau, Grün, Orange und Violett. Für unterschiedlich formatierte Abschnitte verwenden Sie mehrere Bausteine. Die Darstellung setzt ein geeignetes Berichtslayout voraus.

Mit Gesperrt verhindern Sie weitere Übernahmen der Vorlage. Bereits gespeicherte Belegtexte bleiben erhalten. Auch Änderungen am Vorlagentext oder an seiner Formatierung ändern bestehende Belegtexte nicht automatisch.

5. Zuordnungen und Filterregeln

Eine Belegtextzuordnung bestimmt, wo und unter welchen Bedingungen eine Vorlage verwendet wird. Dieselbe Vorlage kann mehrere Zuordnungen erhalten.

Filterbedingungen

Über aktive Filterbedingungen schränken Sie eine Zuordnung auf bestimmte Belege ein. Je nach Bereich stehen beispielsweise Debitor oder Kreditor, Buchungsgruppen, Länder, Sprachcode, Zuständigkeitseinheit, Lagerort, Verkäufer, Einkäufer und Währung zur Verfügung. Im Service kann zusätzlich der Servicegebietscode verwendet werden. Die Auswahl zeigt die für den Bereich zulässigen Bedingungsarten.

• Mehrere Werte derselben Bedingungsart gelten als ODER.
• Unterschiedliche Bedingungsarten gelten als UND.
• Ohne aktive Filterbedingungen erfolgt keine zusätzliche Einschränkung.
• Tragen Sie einzelne Werte über die Auswahl ein. Filterausdrücke wie DE|AT, Bereiche oder Platzhalterzeichen sind hier nicht vorgesehen.

Beispiel: Hinterlegen Sie zwei Bedingungen für das Lieferland mit den Werten DE und AT sowie eine Bedingung für die Währung EUR. Der Baustein passt dann zu Belegen mit Lieferland Deutschland oder Österreich und zugleich Währungscode EUR. Prüfen Sie den tatsächlich gespeicherten Währungscode: Bei Belegen in Mandantenwährung kann dieser leer sein.

Im Einkauf sind Empfangsland und Kreditorenland getrennte Bedingungen. Wählen Sie das Land entsprechend dem gewünschten Geschäftssachverhalt.

6. Mit Belegtexten arbeiten

Öffnen Sie auf einem unterstützten Beleg die Aktion Belegtexte. Dort sehen Sie die gespeicherten Bausteine mit Zielverwendung, Typ, Reihenfolge und Formatierung.

Vorlage übernehmen oder eigenen Text erfassen

Mit Aus Vorlage auswählen übernehmen Sie eine passende Vorlage. Die Auswahl berücksichtigt unter anderem Bereich, Zielverwendung, Gültigkeit, Filter, Sprache und bereits vorhandene Bausteine. Für einen individuellen Text legen Sie eine neue Zeile an, bestimmen Zielverwendung und Typ und öffnen Text bearbeiten. Über diese Aktion können Sie auch einen übernommenen Text für diesen Beleg anpassen.

Texte nach Änderungen am Beleg aktualisieren

Passende Belegtexte ergänzen fügt neu passende automatische Bausteine hinzu. Vorhandene Texte und individuelle Änderungen bleiben erhalten. Texte, deren Bedingungen inzwischen nicht mehr passen, werden dabei nicht entfernt.

Belegtexte neu laden löscht nach einer Bestätigung die vorhandenen Belegtexte und baut sie aus den aktuell passenden automatischen Zuordnungen neu auf. Dabei gehen auch manuelle Texte und individuelle Anpassungen am Beleg verloren. Verwenden Sie diese Aktion nur, wenn Sie diesen Neuaufbau wünschen.

Prüfen Sie die Texte insbesondere nach Änderungen an Sprache, Geschäftspartner, Lieferland oder anderen für Ihre Regeln wichtigen Belegkopffeldern.

Texte für spätere Ausgaben vorbereiten

Auf Angeboten und Rahmenbelegen können Sie bereits Texte für Auftrag beziehungsweise Bestellung, Lieferung beziehungsweise Wareneingang und Rechnung vorbereiten. Auf Aufträgen und Bestellungen lassen sich Texte für Lieferung beziehungsweise Wareneingang und Rechnung hinterlegen. Bei Retouren stehen entsprechende spätere Verwendungen für Rücklieferung beziehungsweise Rücknahme und Gutschrift zur Verfügung. Die Zielverwendung entscheidet, bei welcher Ausgabe ein Text erscheint.

7. Platzhalter verwenden

Platzhalter setzen aktuelle Daten in einen Text ein. Sie werden mit doppelten geschweiften Klammern geschrieben, beispielsweise {{DocumentNo}}. Verwenden Sie die Aktion Platzhalter einfügen, um einen für den jeweiligen Belegkontext verfügbaren Platzhalter an der Cursorposition einzusetzen.

Beispiel für einen Angebotstext:

Vielen Dank für Ihre Anfrage, {{SellToCustomerName}}.
Gerne unterbreiten wir Ihnen unser Angebot {{DocumentNo}} vom {{DocumentDate}}.

Mit Vorschau mit aufgelösten Platzhaltern prüfen Sie den Text mit den zugehörigen Daten. Die Verfügbarkeit hängt vom Bereich, der Zielverwendung und den Feldern des jeweiligen Belegs ab. Bei mehrfach zugeordneten Vorlagen wird die Auswahl auf gemeinsam verwendbare Platzhalter eingeschränkt. Bei Bedarf fragt die App den Kontext ab.

Die Auflösung erfolgt für die Vorschau und Druckausgabe gegen den jeweiligen Beleg. Ein gespeicherter Baustein kann deshalb später eine andere Belegnummer anzeigen. Unbekannte Platzhalter werden beim Druck sichtbar beibehalten; prüfen Sie Schreibweise und Verfügbarkeit vor der Ausgabe.

Für zusätzliche Anforderungen können berechtigte Anwender benutzerdefinierte Feldplatzhalter einrichten. Diese sind auf freigegebene Belegkopftabellen und unterstützte einfache, nicht berechnete Felder begrenzt.

8. Drucken und Layouts

Die App liefert angepasste Word- und RDLC-Layouts für unterstützte Standardberichte mit. Damit die Texte auf dem Ausdruck erscheinen, muss für den tatsächlich verwendeten Bericht ein passendes Layout ausgewählt sein.

1. Prüfen Sie, welcher Bericht für die gewünschte Belegausgabe verwendet wird.
2. Öffnen Sie die Berichtslayouts und wählen Sie das zugehörige Belegtext-Layout aus.
3. Kontrollieren Sie die Vorschau mit Vor- und Nachtexten, Platzhaltern und Formatierungen.

Ein vorhandenes eigenes Word- oder RDLC-Layout übernimmt die Belegtexte nicht automatisch. Es muss entsprechend angepasst oder durch ein mitgeliefertes Layout ersetzt werden. Das gilt auch für früher separat importierte Layoutkopien.

Testen Sie vor dem produktiven Einsatz insbesondere lange Texte, mehrseitige Belege und die von Ihnen verwendeten Sprachen. Bei abweichenden Berichten oder eigenen Layouts unterstützt Simplex Solution bei der Einbindung.

9. Folgebelege, Buchung und Archiv

Beim Übernehmen einer Vorlage wird der Text einschließlich Formatierung am Beleg gespeichert. Spätere Änderungen der zentralen Vorlage ändern diese Kopie nicht.

Unterstützte Umwandlungen, etwa vom Verkaufsangebot zum Auftrag oder von der Einkaufsanfrage zur Bestellung, übernehmen gespeicherte Texte und Formatierungen. Auch vorbereitete Texte für spätere Ausgaben werden berücksichtigt. Beim Buchen werden die passenden Texte auf die gebuchten Belege übertragen.

Auf unterstützten gebuchten Belegen und Belegarchiven können Sie die gespeicherten Texte über Belegtexte schreibgeschützt ansehen. Neue unterstützte Archivversionen speichern eigene Textkopien sowie den zum Archivierungszeitpunkt aufgelösten Anzeigetext. Ältere Archive ohne gespeicherte Belegtexte werden nicht nachträglich mit historischen Texten ergänzt.

Die Standardfunktion Beleg kopieren ist für Verkauf und Einkauf angebunden. Für Servicebelege besteht keine allgemeine Anbindung an diese Standardfunktion; die unterstützte Umwandlung vom Serviceangebot zum Serviceauftrag übernimmt die Texte.

10. Häufige Fragen

Warum wird eine Vorlage nicht angeboten oder automatisch übernommen?

Prüfen Sie, ob Vorlage und Zuordnung freigegeben beziehungsweise aktiv sind, die Belegtextverwendung aktiv ist und Bereich sowie Zielverwendung passen. Kontrollieren Sie außerdem Gültigkeit, Filterbedingungen und das Vorhandensein eines nicht leeren Sprach- oder Ersatztextes. Für die manuelle Auswahl muss Manuell auswählbar, für die automatische Übernahme Automatisch einfügen aktiviert sein. Bereits vorhandene Bausteine werden in der Auswahl ausgeblendet.

Warum erscheint ein Text am Beleg, aber nicht auf dem Ausdruck?

Prüfen Sie die Zielverwendung des Textes, den verwendeten Bericht und das ausgewählte Layout. Ein Rechnungstext erscheint beispielsweise nicht in der Auftragsbestätigung. Ein unverändertes eigenes Layout enthält die erforderlichen Textbereiche möglicherweise noch nicht.

Warum bleibt ein vorhandener Text nach einer Vorlagenänderung unverändert?

Der Beleg enthält eine eigenständige Textkopie. Bearbeiten Sie diese direkt am Beleg oder verwenden Sie bewusst Belegtexte neu laden. Beachten Sie, dass das Neuladen alle vorhandenen Belegtexte ersetzt.

Wird der Text bei einer Sprachänderung automatisch übersetzt?

Die App verwendet von Ihnen gepflegte Sprachvarianten. Bereits gespeicherte Texte werden bei einer Sprachänderung nicht automatisch übersetzt. Prüfen und aktualisieren Sie die Belegtexte bei Bedarf.

Kann ich einzelne Wörter unterschiedlich formatieren?

Die Formatierung gilt pro Baustein. Teilen Sie den Inhalt in mehrere Bausteine auf, wenn Sie unterschiedliche Hervorhebungen benötigen.

Kann ich gebuchte Texte bearbeiten?

Die Anzeige auf gebuchten Belegen und unterstützten Archiven ist schreibgeschützt.

11. Support

Bei Fragen zur Einrichtung, zu Regeln oder zu eigenen Berichtslayouts unterstützt Sie Simplex Solution.

Simplex Solution
E-Mail: support@simplexsolution.de
Website: simplexsolution.de

Nennen Sie bei einer Supportanfrage bitte Ihre Business-Central-Version, die App-Version, die betroffene Belegart und bei Druckfragen den verwendeten Bericht sowie das Layout.